تصمیم گیری گروهی نوعی فرایند مشارکتی است، به این معنی که چندین نفر به اتفاق یکدیگر به بررسی ابعاد مختلف موضوع یا مشکلی خاص می‌پردازند و سعی می‌کنند تا با ارزیابی انتخاب‌های جایگزین به مناسب‌ترین راه‌حل ممکن برسند. تعداد نفرات شرکت‌کننده در تصمیم‌‌‌ گیری‌‌ های گروهی بسته به شرایط می‌تواند متغیر باشد، اما معمولا در حدود دو تا هفت نفر است. افراد گروه شاید از لحاظ ویژگی‌های جمعیتی (ویژگی‌هایی مانند سن، جنسیت، نژاد یا سطح تحصیلات) به همدیگر شبیه یا با یکدیگر متفاوت باشند. جلسات تصمیم‌ گیری‌ های گروهی ممکن است نسبتا غیررسمی یا رسمی و به‌منظور یک هدف مشخص برگزار شوند. فرایند اتخاذ تصمیم نیز می‌تواند بدون‌ساختارِ مشخص یا ساختاریافته باشد. عواملی از جمله ماهیت و ترکیب‌بندی، اندازه‌، آرایش جمعیتی، ساختار و هدف گروه تا حدودی بر طرز عملکرد اعضا مؤثرند. همچنین از نقش تأثیرگذار موانع خارجی نظیر محدودیت زمان یا اختلاف اهداف روی پیشرفت و کارایی تصمیم‌ گیری‌ های گروهی نباید غافل شد. البته، توجه داشته باشید که تصمیم‌ گیری گروهی با تصمیم‌ گیری تیمی متفاوت است. در ادامه قصد داریم ضمن معرفی این تفاوت به تشریح روش‌ها و ویژگی‌های تصمیم‌ گیری گروهی بپردازیم.

تصمیم‌ گیری گروهی چه تفاوتی با تصمیم‌گیری تیمی دارد؟

بسیاری از تصمیمات اساسی در مشاغل سازمانی در نتیجه‌ی فرایند تصمیم‌گیری گروهی گرفته می‌شوند. اما گروه، تنها مدل کارِ گروهی نیست و باید از مفاهیمی مانند تیم، کار تیمی و تیم‌های خودگردان متمایز شود. دو عبارت «کار گروهی» و «کار تیمی» معمولا به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند، درحالی که کارشناسان این حوزه معتقدند کار گروهی با کار تیمی متفاوت است، زیرا تیم‌ها دسته‌جمعی‌تر کار می‌کنند و سطح مشارکت‌شان خیلی بالاتر است. طبق تعریف جان کَتسِنبَک (Jon Katzenbach) و داگلاس اِسمیت (Douglas Smith)، مشخص‌ترین تفاوت‌های تصمیم‌گیری گروهی و تیمی عبارتند از:

در گروه فقط یک نفر رهبری می‌کند، اما در تیم‌ها شاهد رهبری مشارکتی هستیم.

اعضای گروه دارای مسئولیت‌پذیری فردی هستند، اما در تیم‌ها مسئولیت‌پذیری فردی و جمعی وجود دارد.

میزان کارایی در گروه با روش‌های غیرمستقیم ارزیابی می‌شود، اما سنجش کیفیت عملکرد در تیم‌ به‌صورت مستقیم و از طریق بررسی محصول کار جمعی انجام می‌گیرد.

گروه‌ها معمولا اجرای تصمیمات اتخاذ شده را بعد از بحث و تبادل‌نظر درباره‌ی موضوع یا مشکل تحت بررسی و اتخاذ تصمیم، به افراد دیگری محول می‌کنند، اما اجرای تصمیمات توافق‌شده در تیم توسط خودِ اعضا انجام می‌‌پذیرد.

روش‌های تصمیم‌ گیری گروهی

روش‌ها و فرایندهای مختلفی برای تصمیم‌گیری‌های گروهی وجود دارد. هریک از این روش‌ها با ویژگی‌های خاص خودشان به‌طریقی متفاوت موجب تقویت فرایند تصمیم‌گیری می‌شوند. در ادامه با ما همراه باشید تا با برخی از رایج‌ترین روش‌ها و تکنیک‌های تصمیم‌گیریِ گروهی آشنا شوید.

سیال‌سازی ذهن

در روش سیال‌سازیِ ذهن،‌ اعضای گروه به‌صورت شفاهی در مورد ایده‌ها یا راهکارهای جایگزین صحبت می‌کنند. جلسات سیال‌سازیِ ذهن معمولا چندان ساختاریافته نیستند. موضوع مورد بحث باید با جزئیات لازم توضیح داده شود تا اعضای گروه بتوانند به درک نسبتا کاملی از ابعاد مختلف قضیه برسند. رهبر گروه که به او «آسان‌ساز» نیز گفته می‌شود (یعنی کسی که همکاری بین اعضای گروه را تسهیل می‌کند)، نظرات تک‌تک اعضا را می‌پرسد و پیشنهادات مطرح‌‌شده را روی تخته‌ای که در مقابل دید همه‌ی اعضا قرار دارد، می‌نویسد. دقت داشته باشید که مرحله‌ی «جمع‌آوری پیشنهادات» با مرحله‌ی «ارزیابی پیشنهادات» کاملا متفاوت است. در مرحله‌ی جمع‌آوری پیشنهادات، هیچ‌یک از اعضا اجازه ندارند پیشنهادات همدیگر را تا زمانی که تمامی نظرات مطرح نشده‌اند، ارزیابی کنند. بعد از اینکه همه‌ی اعضای گروه نظرات‌شان را به اشتراک گذاشتند و دیگر هیچ پیشنهاد جدیدی وجود نداشت، اکنون می‌توان فرایند ارزیابی کارآیی پیشنهادات مطرح‌شده را آغاز کرد. هرچند که سیال‌سازیِ ذهن روش مناسبی برای جمع‌آوری پیشنهادات مختلف درباره‌ی موضوع یا مشکلی خاص است، اما لزوما روش قدرتمندی جهت ارزیابی پیشنهادات مطرح‌شده یا انتخاب راهکار نیست.

از جمله دشواری‌های روش سیال‌سازیِ ذهن این است که، علی‌رغم ممنوعیت قضاوت ایده‌ها در مرحله‌ی جمع‌آوری پیشنهادات، برخی افراد به علت ترس از قضاوت‌شدن یا مورد تمسخر قرار‌گرفتن تمایل کافی به مطرح کردن نظرات‌شان نشان نمی‌دهند. در سال‌های اخیر، بعضی از گروه‌های تصمیم‌گیری به‌منظور حل این مشکل به استفاده از نوع مجازیِ روش سیال‌سازیِ ذهن روی آورده‌اند. در این روش خاص، اعضای گروه می‌توانند پیشنهادات خود را از طریق ایمیل یا تالارهای گفت‌و‌گوی آنلاین به اشتراک بگذارند. این روش به کاربران امکان می‌دهد که پیشنهادات‌شان را به‌‌صورت ناشناس ارسال کنند و به این ترتیب، نظرات منحصربه‌فرد و ایده‌های خلاقانه‌ی خود را بدون ترس از قضاوت دیگران به اشتراک بگذارند.

مناظره‌ی استدلالی

مناظره‌ی استدلالی نوعی تکنیک تصمیم‌ گیری گروهی است که به بررسی همه‌جانبه‌‌ی تمامی پیشنهادات مطرح‌شده تأکید دارد. در این روش، ابتدا اعضای گروه به دو دسته‌ی مخالف تقسیم می‌شوند تا در مورد مزایا و معایب راه‌حل‌ها یا تصمیمات مطرح‌شده به بحث و تبادل‌نظر بپردازند. در روش مشابه دیگری که «آدم مخالف‌خوان» نامیده می‌شود، یک نفر از اعضا باید مشکلات نهفته‌ی تصمیمات پیشنهادی را برای سایر اعضا روشن کند. هدف نهایی هر دو روش‌ این است که گروه از همه‌ی پیامد‌های تصمیمات خود آگاه شود.

تکنیک گروه اسمی

تکنیک گروه اسمی نوعی فرایند تصمیم‌گیری ساختاریافته است که اعضای گروه را به فهرست کردن ایده‌ها یا پیشنهادات‌شان ملزم می‌کند. معمولا از اعضا خواسته می‌شود که فهرست خود را به‌صورت انفرادی تهیه کنند. بعد از اینکه هریک از اعضا فهرست پیشنهادی‌شان را نوشتند، همگی باید تک‌تک مواردی را که فهرست کرده‌اند به نوبت مطرح کنند. یک نفر نیز باید تمامی موارد مطرح‌شده را روی تخته بنویسد. معمولا صحبت‌های هریک از اعضا در این مرحله فقط در حد توضیح ایده‌ها و پیشنهادات است، اما هیچ‌کس نباید موارد مطرح‌شده را هنوز ارزیابی یا قضاوت کند. بعد از اینکه تمامی نظرات به اشتراک گذاشته شدند، گروه باید موارد مطرح‌شده را به بحث بگذارد و بر اساس درجه‌ی کارایی رتبه‌بندی کند. در این روش نیز درست مانند روش سیال‌سازیِ ذهن ممکن است برخی اعضا به علت ترس از قضاوت دیگران از به اشتراک‌گذاری پیشنهادات خود دریغ کنند. در تحقیقات تجربی درباره‌ی تصمیم‌‌گیری‌های گروهی شواهدی به‌دست آمده است که نشان می‌دهد تکنیک گروه اسمی در جمع‌آوری پیشنهادات اعضا در مقایسه با روش سیال‌سازیِ ذهن نسبتا کارآمدتر است.

تکنیک دلفی

تکنیک دلفی نوعی فرایند تصمیم‌ گیری گروهی است که به‌ویژه وقتی اعضای گروه در یک مکان‌ حضور فیزیکی ندارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. این تکنیک توسط شرکت آمریکایی رَند (Rand Corporation) که یک اتاق‌ِفکر غیرانتفاعی در زمینه‌ی سیاست خارجی است، توسعه و تکامل یافت. اعضای گروه در این تکنیک معمولا به‌خاطر دانش یا تجربه‌ی خاص‌شان گلچین‌شده هستند. در این تکنیک، هریک از اعضا باید ایده‌ها و راهکارهای پیشنهادی خود را طی مراحل متوالی از طریق ایمیل، فکس یا تالارهای گفت‌و‌گوی آنلاین و بولتن‌های الکترونیکی به اشتراک بگذارند. در پایانِ هر مرحله، اعضای گروه می‌توانند سؤالات‌شان را از یکدیگر بپرسند و پیشنهادات مطرح‌شده را به طریقی طبقه‌بندی کنند. اعضا پس از چند نوبت بحث و بررسی نهایتا به یک تصمیم‌گیری اجماعی در خصوص مناسب‌ترین راهکار ممکن خواهند رسید.2

مزایا و معایب تصمیم گیری گروهی

علاوه بر کتابهای تصمیم گیری، تقریباً هر کتابی که موضوع آن رفتار سازمانی است، بخشی را به مزایا و معایب تصمیم گیری گروهی اختصاص داده است. از کنار این فهرست‌ها نباید به سادگی عبور کنید.

چون پیام مهم آن‌ها این است که  تصمیم گیری گروهی به ذات خود، خوب یا بد نیست و همان‌قدر که می‌تواند مفید و سازنده باشد، ممکن است مخرب و غیرمفید هم باشد. 

صرفاً پس از آشنایی با مزایا و معایب بالقوه می‌توانید درباره‌ی مفید یا غیرمفید بودن تصمیم گیری گروهی – در مورد مشخصی که مد نظر شماست – قضاوت کنید.

با این مقدمه ابتدا چند نمونه از مزایای تصمیم گیری گروهی را که در بیشتر منابع وجود دارد فهرست می‌کنیم و سپس به سراغ معایب می‌رویم.

مزایای تصمیم گیری گروهی

یک‌کاسه شدن دانش و تخصص و تجربه‌ی افراد مختلف می‌تواند به بهبود کیفیت تصمیم گیری کمک کند (به‌ شرطی که در گروه به اندازه‌ی کافی تنوع وجود داشته باشد)

حافظه‌ی گروه بهتر از حافظه‌ی یک فرد است. پس می‌توان گفت در تصمیم گیری گروهی، شما از یک اَبَرحافظه استفاده می‌کنید که تجربیات گذشته را به خوبی به خاطر دارد و در به یادآوردن و به‌کارگیری آن‌ها خطا نمی‌کند.

پیش‌فرض‌ها و محاسبات نادرست، در بیشتر تصمیم‌های ما انسان‌ها وجود دارند و نمی‌توان هرگز آن‌ها را به طور کامل حذف کرد. اما در تصمیم گیری گروهی، احتمال این‌که همه یک پیش‌فرض نادرست داشته باشند یا همه یک محاسبه را به شکل نادرستی انجام دهند کاهش پیدا می‌کند.

پذیرش بهتر نتیجه‌ی تصمیم گیری هم ویژگی بالقوه‌ی دیگر تصمیم گیری گروهی است. این پذیرش دو منشاء دارد. یکی این‌که به هر حال افراد در تصمیم‌گیری شرکت داشته‌اند و دشوارتر است که با آن مخالفت کنند. دیگر این‌که بسیاری از مخالفت‌های انسان‌ها با تصمیم‌ها، ناشی از ناآگاهی آن‌ها به حواشی و جزئیات است. حضور در جسله تصمیم گیری آن‌ها را با جزئیات آشنا می‌کند و منطق آن‌ها نتیجه را بهتر خواهد پذیرفت.

افراد مختلف، رویکردهای متفاوتی را برای حل مسئله و تصمیم‌گیری به‌کار می‌گیرند و تنوع در رویکردها می‌تواند مفید باشد.

اگر در گروه افرادی با سطح تجربه‌ی متفاوت وجود داشته باشد، این نوع تصمیم‌گیری‌ها نوعی آموزش برای اعضای کم‌تجربه‌تر محسوب می‌شوند و به تقویت قدرت تصمیم گیری فردی آن‌ها کمک می‌کنند.

معایب تصمیم گیری گروهی

معمولاً تصمیم گیری گروهی به زمان بیشتری احتیاج دارد و به سرعت تصمیم گیری فردی نیست. شاید شما در جلساتی شرکت کرده باشید که هدف آن‌ها تصمیم‌گیری روی یک موضوع مشخص است،‌ اما به نظر می‌رسد که یک عمر زمان هم برای اتخاذ تصمیم نهایی کافی نیست.

نباید اثر فشار اجتماعی و همرنگی با جماعت و تفکر گروهی را نادیده بگیریم. هر یک از این پدیده‌ها می‌توانند مانع تصمیم گیری بهینه شوند. در حدی که شما نهایتاً با یک تصمیم فردی (یا اقلیتی) روبرو هستید که به اندازه‌ی یک تصمیم گیری گروهی برای آن هزینه کرده‌اید.

چنین جلساتی می‌توانند منشاء تعارض و اختلاف‌های جدی باشند. در حدی که تصمیم گیری به پایان می‌رسد؛ اما تعارض‌ها و کدورت‌های به وجود آمده باقی می‌مانند.

جابجایی اهداف (goal displacement) یکی دیگر از دردسرهای تصمیم‌گیری گروهی است. شما هدف جلسه را تصمیم گیری درباره‌ی یک مسئله‌ی مهم اعلام می‌کنید؛ اما یکی از حاضرین که مدت‌هاست با فرد دیگری مشکل دارد، این جلسه را فرصتی می‌بیند تا او را در حضور جمع بی‌آبرو کرده یا تحقیر کند. در تعریف جابجایی اهداف چنین می‌گویند: «وقتی افراد در جلسه حاضر می‌شوند تا به هدفی غیر از هدف تعیین‌شده برای جلسه دست پیدا کنند.»

تقسیم مسئولیت‌ها هم یکی دیگر از تبعات تصمیم گیری گروهی است. چون اعضای گروه فکر می‌کنند بار تبعات منفی تصمیم بر عهده‌ی آن‌ها نیست، ممکن است آن‌چنان‌که باید و شاید روی نتیجه‌ی نهایی پافشاری نکنند. البته این ویژگی گاهی اوقات می‌تواند یک مزیت محسوب شود: زمانی که همه می‌دانند باید یک تصمیم جسورانه گرفته شود اما هیچ‌کس به تنهایی جرأت این کار را ندارد.3

پی نوشت:
1.www.khaandaniha.ir
2.www.chetor.com
3.www.motamem.org