پنج اختلال عملکرد تیم‌های کاری چیست؟

یک سازمان یا مجموعه‌ روی اعضا و تیم‌هایش می‌چرخد. اعضای سازمان مانند چرخ‌دنده در یک سیستم مکانیکی بزرگ هستند. اگر یکی از این چرخ دنده‌ها خوب کار نکند کار سیستم مختل می‌شود. اینجاست که اهمیت کار تیمی در سازمان یا مجموعه به چشم می‌آید. کار تیمی شیوه مشخصی از کار کردن است که می‌کوشد از مجموع توانمندی‌ها، مهارت‌ها و انرژی افراد بیشترین بهره را کسب کند. 

کمتر کسی را می‌شناسیم که بگوید کار تیمی در سازمان‌ها اهمیت ندارد یا اساساً با روحیه کار تیمی در گروه مخالف باشد. تحقیقات و بررسی‌های زیادی از سوی موسسات بزرگ روی تاثیرات کار تیمی در گروه‌ها و تیم‌های مختلف انجام شده است و اکنون تقریباً همه بر این باوریم که لازمه بهره‌وری، یادگیری، تعامل مناسب، نوآوری و… در تیم‌ها افزایش روحیه کار تیمی است. در متن زیر که خلاصه‌ای از کتاب ۵ دشمن کار تیمی نوشته پاتریک لنچیونی است، به علل شکست کار تیمی و نحوه جلوگیری از آنها پرداخته‌ایم.

مدیریت یعنی کار کردن با دیگران!

هنر یک سازمان در این است که کلیه‌­ی منابع و افراد تیم را برای رسیدن به یک هدف مشترک هم‌جهت کند. یکی از نکته‌های ظریف در این تعریف اشاره به اهمیت کار گروهی یا تیمی در مدیریت است. برای اینکه بتوان یک تیم را خوب مدیریت کرد، الزامی نیست که مدیر تیم در زمینه‌ی تخصصی تیم دارای تبحر زیادی باشد، بلکه بیشتر باید به مهارت‌های تیم‌داری آشنا باشد.

سازمان‌ها به این علت در کار تیمی شکست می‌خورند که ناآگاهانه درگیر آفات کار تیمی می‌شوند، این آفات عبارتند از:  نبود اعتماد، ترس از برخورد، نبود تعهد، عدم مسئولیت پذیری و بی توجه بودن اعضای تیم به نتیجه کار.

بین اعضای تیم اعتماد ایجاد کنید

نبود اتماد بین اعضای تیم: هنگامی که افراد برای طرح مشکلات خود در گروه احساس امنیت و مصونیت نداشته باشند، از بحث درباره ضعف‌ها و خطاهای خود پرهیز می‌کنند تا به جایگاهشان نزد دیگران خدشه‌ای وارد نشود. در چنین فضایی سیاست‌بازی رایج است، روحیه افراد پایین و جابجایی آنها زیاد است.

براي غلبه بر اين آفت چند راهكار پيشنهاد می‌شود که شامل صحبت كردن از بيوگرافی خود و پرسيدن از زندگی شخصی، معرفی سليقه‌های رفتاری و هنجارهای شخصيتی، بازخورد ۳۶۰ درجه‌ای، مشق‌های تیمی آزمایشی و تجربی به شرطی که مبتنی بر فرایندهای استوار و با معنا باشند، است و به بالندگی کار تیمی کمک می‌کنند و در آخر رهبر تیم باید خطر کرده و سرمایه آبروی خود را در جلو دیگران بگذارد تا دیگران هم جرات پیدا کنند و خطر کنند.

زمینه‌ی تعامل مناسب را در تیم ایجاد کنید

ترس از برخورد: در فضایی که اظهارنظرهای منفعلانه و نیش‌دار بین افراد جریان داشته باشد، کسانی که انتقادات سازنده دارند، از طرح آنها منصرف شده و در عوض، تلاش می‌کنند با رفتارهای تصنعی وانمود کنند که با جمع هماهنگ هستند. بدیهی است در چنین شرایطی، مشکلات پنهان شده و افراد خوش‌نیت فرصتی برای ابراز بازخورد آزادانه و سازنده نمی‌یابند، در نتیجه اصلاح ایرادات رخ نمی‌دهد. از جمله مصادیق دیگر، نگاه بالا یه پایین برخی از افراد قدیمی به افراد جدید یا برخورد نامناسب بعضی از افراد، خصوصا با افراد جدید است. همچنین در زمان طرح سوال از اعضای تیم، گاهی افراد به علت ترس از برخوردهای متعصبانه دیگر هم‌تیمی خود، اظهارنظر نمی‏‌کنند و از واکنش او واهمه دارند.

برای مقابله، مدیر باید بگو مگوهای پنهان تیم را بیرون بکشد و آنها را از طریق درست برطرف کند. رهبر نیز باید توان این را داشته باشد که به بحث‌ها سمت و سو دهد و برای رفع مشکلات، دنبال راه حل مناسب باشد و همچنین در سرکوب نکردن و تشویق به ارائه بحث‌ها خویشتن‌دار باشد.

 به تصمیمات تیمی پایبند باشید

نبود تعهد: تعهد به معنای پایبند بودن به تصمیمات گروهی است حتی هنگامی که اتفاق آرا به صورت کامل در آن تصمیم وجود ندارد. به عبارت دیگر، همه افراد تیم باید به تصمیمات گرفته شده پایبند باشند، حتی اگر از آنها خشنود نیستند.

راه مقابله با این آفت این است که رهبر و اعضای تیم باید به برنامه‌ها پایبند و آماده هضم پیامد‌های غلط از این تصمیمات باشند.

مسئولیت را به همه اعضای تیم توسعه دهید

پرهیز از مسئولیت‌پذیری: همه تیم باید در برابر برنامه‌ها و اهداف مشترک متعهد و نسبت به آن پاسخگو باشند. وجود حس مشارکت بین اعضا باعث می‌شود افراد از یکدیگر (همتایان و زیردستان) مسئولیت و پاسخگویی بخواهند. در غیر اینصورت شاهد تیمی خواهیم بود که بار همه مسئولیت‌ها بر دوش یک یا دو نفر باشد.

به منظور رفع این آفت نیز می‌توان اهداف تیم، مسئولیت هر یک از اعضاء و نحوه رفتار اعضاء در جهت موفقیت تیم را به وضوح مشخص کرد. همچنین با تمهید ساختاری کوچک می‌توان به افراد کمک کرد کاری بکنند که در غیر اینصورت تمایلی به انجام آن ندارند. از طرفی اگر به‌جای پاداش دادن به عملکرد افراد به عملکرد تیم پاداش بدهیم مسئولیت‌پذیری تقویت می‌شود. رهبران در صورت کوتاهی اعضا در کار باید خواهان پاسخگویی آنها در انجام کار باشد.

توجه به نتیجه کار تیمی بجای فردگرایی

منیّت و بی‌توجهی به نتیجه‌ی کار: مهمترین آفت کار تیمی تمایل اعضای تیم به «جلب توجه و تایید فردی» به بهای از دست دادن «نتیجه کار جمعی» است. به عبارتی، مهم‌تر بودن «منیت فردی» از «منیت جمعی»، می‌تواند مانع از رسیدن تیم به حدنصاب‌ها گردد. از مصادیق این آفت می‌توان به وجود بخل اطلاعاتی در افراد نسبت به یکدیگر (که از بازخورد نگرفتن از مدیران و ترس از دست دادن جایگاه ناشی می‏‌شود) اشاره نمود، زیرا لازمه‌ی کیفیت مثبت خروجی تیم، این است که در مواقع لازم، اعضاء اطلاعات خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

وقتی نتیجه کار در کانون توجه قرار گیرد و به عنوان ملاکی برای تعریف موفقیت تعیین شود، منّیت فردی مهار می‌شود. مدیران برای رسیدن به این منظور، دست به تعریف اهداف مشترک می‌زنند (مانند درآمد، هزینه، جلب رضایت مشتری فعلی، جلب مشتری جدید، حفظ کارکنان، آگاهی از وضع بازار و کیفیت کالا). این معیارها می‌بایست ماهانه و در جلسات گروهی اندازه‌گیری و بررسی شود.

از همکاری همه تیم برای برطرف کردن موانع ذکر شده استفاده کنید: می‌توان گفت برای موفقیت در کار تیمی لازم است خصیصه‌های زیر در بین اعضای تیم تقویت شود (در روزهای قبل اشاره شدند):

• تمایل اعضای تیم به اعتماد آفرینی
• برخوردهای سازنده بین اعضای تیم
• مشارکت افراد در تصمیم‌گیری‌ها و تعهد در برابر تصمیم‌ها
• شوق اعضای تیم به بازخواست کردن یکدیگر درباره رفتار یا عملکردی که برای تیم زیان بار است
• کشش اعضای تیم به موفقیت تیم بجای جلب توجه فردی

اقدامات اصلاحی در جهت برطرف کردن هر عرضه تیمی طراحی کنید

در راستای مباحث مطرح شده می‌توان برای بررسی بهتر روند عملکرد تیمی نمودار زیر را در نظر گرفت:

نظر شما در این خصوص چیست؟