مدیریت زمان و روش برنامه ریزی

یکى از امتیازات برنامه ریزى این است که احساس خوب بودن و احساس موجودیت به انسان دست مى دهد. انسانِ داراى برنامه در صحنه است نه تماشاگر صحنه به عبارتى دیگر او فعال و بازیگر نقش خویش است نه تماشاگر صِرف و منفعل که اصطلاح نازیباى (نعش در برابر نقش) را دارد.
«برنامه» حامى و پشتیبان لحظات شماست مخصوصاً هنگامى که نمى دانید چه کار باید بکنید و تقدیم و تأخر فعالیت ها از کفتان خارج مى گردد برنامه، تصویرى از کارها، فرصتى براى انتخاب و زاویه اى روشن در تاریکى و ابهام به شما هدیه مى کند و بر سفره دلتان مى نشیند و با شما سخن مى گوید.
لذا اگر برنامه ریزى را جز زندگى خود به شمار آوریم و به آن عادت داشته باشیم در حقیقت به طرق مختلف استعدادهاى خویش را شکوفا مى سازیم و مبهم ترین لحظات زندگى را به صحنه روشن فعالیت، تلاش، شدن، شکوفایى، رشد، بهره ورى، و ارتقاء روز افزون مى کشانیم.
امروز در روان شناسى عقیده بر این است که افراد سر حال و خوشحال که احساس خوبى در مورد خویشتن دارند عمدتاً 3 ویژگى مهم دارند:
1. در زندگى منظم و دقیق هستند؛
2. موفقیت و شکست را ضمن این که تجربه کرده اند جزئى از زندگى مى دانند؛
3. در زندگى داراى برنامه، ایده و روشن هستند.
چنین افرادى مشتاق بخشش و کارهاى عام المنفعه و نوع دوستى هستند ولیکن مشتاق بخشیدن وقت خویش نمى باشند. چون تنها سرمایه بى بدیل و بى جایگزین زمان است که بایستى با برنامه ریزى تعریف شود زیرا برنامه بودن و عدم صیانت وقت نوعى تخریب فرصت ها است و آدمى گرفتار سارقین زمان مى گردد. بنا به اذعان روان شناسان، انسان محصول دو چیز است: فرصت ها و تهدیدها.2
«فرصت ها» در قالب برنامه، طرح، ایده، محافظت از وقت، تقسیم لحظات زندگى، چشم انداز دور نسبت به وضع موجود، افق بلند را دیدن، و فرا سو را نگریستن تعریف مى شود. شاید به تعبیرى صحیح تر و خلاصه تر مفهوم عینى فرصت = برنامه ریزى است چون انسان بى برنامه و بى هدف، فرصتى را تعریف نمى کند و بالعکس انسانى که فرصت ها را نمى شناسد برنامه اى براى خود طراحى نمى کند به قول میگر3 او در حقیقت بر مدار خطر متوقف است چون دچار استهلاک در جا مى شود و به قول جان بروح و نیتزکى 4 او نمى خواهد حرکت کند.
تهدیدها: به رغم واژه مشمئز کننده اش، از جهتى میمون و مبارک است چرا که اگر فرد بداند تهدیدهایى نیز هست آنها را به عنوان (متغیر مزاحم 5) شناسایى مى کند و زحمتشان را کم مى کند لذا بعضى واژه ها گرچه تلخ یا در محدوده قرمزند امّا از جهتى مفید و جهت دهنده هستند چون این تلنگر ذهنى را به انسان مى زنند که به فکر تغییر6 ، اصلاح 7 و تعدیل وضع موجود جهت وصول به وضع مطلوب باید بود.

سه نکته اساسى

از جمله تهدیدهاى مطرح و موجود علل و عوامل خورنده زمان و فرصت ها که اصطلاحاً ما به آن (سارقین و دزدان زمان) مى گوییم و باید شناسایى، تعریف، تحدید، و کنترل شوند و سپس آنها را به فرصت تبدیل کنیم.
1. نکته حائز اهمیت این است که احیاى فرصت، نوعى دگرگونى مثبت در زندگى است، لذا وقتى که براى ایجاد دگرگونى هاى مثبت در حیات خویش آماده شویم، تمام آنچه را که به یارى آنها نیازمندیم به سوى خودمان مى کشانیم. به همین خاطر دگرگونى مثبت خیلى ساده است و از ملزومات و مقدمات برنامه ریزى است چون این امر باعث کشش به سمت و سوى نظام مندى فکرى مى گردد و هر کدام از ما از طریق الگوهاى فکرى و احساسى، تجربیات زندگى خود را مى توانیم به برنامه تبدیل نماییم لذا آنچه را که درباره خودمان و زندگى مان بدان مى اندیشیم به حقیقت مى پیوندد.
2. مطلب دیگر این که «وقت و زمان» یک سمبل مشترک بین انسان ها به شمار مى آید. هر کسى که باشید و در هر شرایط شغلى و اقتصادى یا جغرافیایى که قرار دارید، مهم این است که در بیست و چهار ساعت از شبانه روز با یکدیگر مشترکیم، زمان یک وسیله گرانقدر است، لذا نباید آن را بیهوده تلف نماییم.
3. نکته دیگر این که در خصوص اتلاف وقت باید بدانیم که: اگر شما روزانه ده دقیقه را تلف کنید تا به دنبال مثلاً «وسایل گمشده و آشفته خود بگردید» در سال حدود 60 ساعت وقت تلف مى گردد، لذا براى حل این مشکل از همان ابتدا بایستى اشیاء را در جاى مناسب و کارها را در حدود مشخص جایابى نمود. با این روش یک گوشه دنج و آرام ولو کوچک را براى خودِتان در این دنیاى پهناور مى سازید. مکانى که همیشه باعث آرامش روح و آسایش فکر و جان شما خواهد شد.

سارقان زمـــان

1

. تعارفات

از جمله سارقین زمان تعارفات بیش از از حدّ و فقدان شهامت «نه گفتن» است به همین خاطر آدمى اسیر و منقاد این سارق بزرگ زمان و فرصت ها مى گردد چون نمى تواند جواب رد یا نفى بدهد، لذا حتّى این استیصال و درماندگى بر روح، روان و جسم آنها اثر مى گذارد. اکثر افراد شکست خورده در برنامه ها که با انبوهى از کارهاى نیمه تمام و فعالیت هاى زخمى رودررویند این دسته از افراد هستند که اسیر این سارقِ احساسى هستند.
روان شناسان مى گویند8: «بعضى از مردم نمى دانند (یا نمى توانند) که چگونه، چه زمانى، به چه شیوه اى پاسخ منفى بدهند و تنها راهى که براى پاسخ منفى دادن بلد هستند بیمار شدن است».

2. تلفن

تلفن یک ابزار ضرورى و یک وسیله ارتباط حیاتى در زندگى امروز است امّا نحوه استفاده صحیح و حساب شده از آن بهره ورى آن را دو چندان مى کند و آن را به عنوان تسهیل گر تبدیل مى کند ولیکن استفاده غلط از آن مى تواند سارق زمان باشد. گفتگوهاى طولانى و حاشیه روى هاى بى مورد و حتّى دفعات استفاده غیر ضرور باعث ضایعات زیادى از جمله: خستگى روانى انقطاع کار، عصبانیت، ابهام و تحلیل جسمانى مى گردد. نکته دیگر این که وقفه هایی که تلفن هاى غیر ضرورى در کار به جود مى آورند، موجب هدر رفتن وقت مى گردد.

3. ملاقات کنندگان

در منزل، محیط کار، خیابان و محیطهاى دیگر اجتماعى با افراد گوناگونى در تعامل و دیدار و صحبت هستیم ولیکن بعضى از افراد فرصت هاى مرده خویش را براى ملاقات با ما انتخاب مى کنند که چه بسا ما در اوج مشغله بوده و نیاز شدیدى به تمرکز9 داشته باشیم به همین جهت بسیارى ملاقات ها عامل سرقت زمان و کشتن وقت است.
4

. اطلاعات اضافى

اغلب ما چه در ذهن و چه در محیط کار و یا میز کار و در منزل با اطلاعات، یادداشت ها، و مطالب اضافى رو در رو هستیم، مقدار فروانى مدارک، نامه ها و کاغذهاى ادارى ما را احاطه کرده است و بى نظمى در این موارد وقت زیادى را جهت بررسى وگاه مراجعات مکرر و بیهوده تلف مى کند که به نحوى سارق زمان هستند، لذا باید اطلاعات کیفى موجود به صورت دسته بندى شده و نه بسته بندى در جاى مناسب قرار داده شوند. و اطلاعات کمى نیز باید به صورت فهرست، نمودار، جدول و غیره خلاصه شوند تا در مراجعات ضرورى بعدى مجبور به کنترل همه اطلاعات و اتلاف وقت نشویم.

5. خود محورى

از عمده ترین سارقین زمان خود محورى و خود را قطب و ناظر و فاعل همه کارها دانستن است، حال این که در انجام کارها از واگذاری اختیار، کمک گرفتن از همکاران و دوستان مى توان استفاده نمود خود محورى هم سارق زمان است و هم آزاردهنده اعصاب و عامل تنش هاى روانی شدید مى گردد.
انسان هایى که در امور، (خود محور) باشند در انبوهى از اطلاعات دست و پا مى زنند و دائماً اعلام مى کنند که کمبود وقت دارند.
لذا متخصصینِ برنامه ریزى مى گویند:
«خود را درگیر کارهایى که دیگران نیز مى توانند انجام دهند یا باید انجام دهند نکنید.»10

6. عدم تقسیم انرژى

همه ما انسان ها در طى شبانه روز ظرفیت هایى داریم و انرژى تعریف شده و محدودى را مى توانیم مصرف نماییم. لذا شایسته است که با توجه به امور و وظایف و فعالیت هایمان انرژى خود را تقسیم نماییم. استفاده مؤثر از وقت به میزان تقسیم صحیح انرژى در طى شبانه روز بستگى دارد. بسیارى افراد از ساعات اولیه صبح مثلاً ساعت 8 صبح تا 11 فوق العاده انرژى مصرف مى کنند تا جایى که انرژى جایگزین هم نمى تواند آنها را براى فعالیت هاى بعدى آماده کند و علاوه بر آن استهلاک روانى آنها را بى حال مى کنند لذا ساعات باقى مانده در طى شبانه روز تحت تأثیر این خستگى مفرط و طاقت فرسا عملاً تلف مى گردند، لذا این تندى و خستگى به سرقت زمان هاى باقیمانده مى انجامد.

7. عدم اولویت گذارى

از سارقین عمده زمان نداشتن فهرستى از کارها بر اساس رتبه تفضلى اولویت هاست عملاً ما روزانه با بسیارى از امور سر و کار داریم که سه حالت دارند:
1. امور ضرب الاجلى و سریع؛
2. امور و کارهاى روزانه متوسط؛
3. امور عادى و معمولى.
اگر اولیت گذارى صحیحى صورت نگیرد. وقت زیادى را صرف موضوعات جزئى و بى اهمیت مى کنیم و در نتیجه نمى توانیم به قدر کافى روى وظایف عمده و حساس متمرکز شویم.

8. نوع نگرش به زمان

نوع نگرش به زمان گویاى استفاده بهینه یا عدم استفاده صحیح از آن است. نگرش روز، هفته، ماه به زمان نوعى (سرقت پنهان) زمان است براى جلوگیرى از این سرقت مخفیانه باید به زمان به عنوان دقیقه، لحظه و ثانیه نگاه کنیم.
برنامه ریزى دقیق زمان بندى شده یعنى نجات دادن و ذخیره سازى وقت است و نتایج زیر از آن حاصل مى گردد.
1. اهداف حرفه اى و شخصى سریع تر و مطمئن تر حاصل مى گردند؛
2. عامل ذخیره وقت است؛
3. براى پیگیرى تمام پروژه ها، کارها، وظایف و فعالیت ها وقت خواهید داشت؛
4. از فشارهاى روزمره زندگى کاسته مى شود و شما عادت ها و شیوه هاى روزانه قابل اتکاى بیشترى در اختیار خواهید داشت.
عموماً افراد موفق در مدیریت وقت خویش موفق بوده اند. آنها از آن جا که فعالیت شان را تحت کنترل در مى آورند تا در نتیجه (وقت بیشترى) براى کارهاى اساسى داشته باشند همواره کامیاب مى گردند.
راز موفقیت بسیارى از افراد موفق، استفاده بهینه و کار آمد و روزانه از لحظات و فرصت هاى زندگى است (که بسیار محدودند) و به آنها اجازه مى دهد تا:
1. نگرش جامع و فرا گیرد داشته باشند؛
2. روشمند برنامه ریزى کنند؛
3. مراقبت از زمان را در حد بالایى به عمل آورند؛
4. به پیشرفت حرفه اى و شخصیتى خویش بپردازند؛
5. در زندگى هماهنگ عمل کنند.
6. هر روز آمادگى بهترى براى انجام کارها نسبت به گذشته داشته باشند؛
7. داراى خرسندى و تسلط در مواجهه با تمام بحران ها و حوادث غیر مترقبه باشند؛
8. احساس مثبت بودن در پایان روز؛
9. و بالاتر از همه «زمان ذخیره و حفظ شده به وسیله رعایت برخى جوانب» حاصل مى نمایند.
10. ابهام در اهداف و مقاصد
از عوامل دیگر مؤثر در سرقت زمان ابهام در اهداف و مقاصد و غایات است.
مارک تواین مى نویسد: «اگر اهداف روشن نباشد، باید دو چندان زمان صرف نموده و دو چندان تلاش کرد»11
مدیریت زمان از زاویه اهداف روشن و فعالیت هاى تعریف شد چه مى گذرد چون اهداف افراد را به مبارزه مى خواند و محرک و مشوق فعالیت ها هستند.
برنامه ریزى مبتنى بر هدف روشى بهینه و پاسخگو است.
شخصى که در برنامه هاى خویش اهداف، آگاهانه و هوشمندانه دارد و آنها را پیروى مى کند با استفاده از انضباط و انگیزش شخصى بُعد جدیدى را ر خویش به حرکت در مى آورد که اصطلاحاً به آن نیروهاى ناخودآگاه گفته مى شود. اهداف و اولیت ها ارتباط تنگاتنگى با هم دارند هر کسى که اهداف روشنى داشته باشد و این اهداف نسبت به سایر اهداف مهمتر باشند اولویت آنها بیشتر محسوس مى گردد در نتیجه ابهام در اهداف و مقاصد نوعى غلطیدن در یکى از عوامل سرقت زمان است.
بعد از مطرح کردن 9 سارق زمان باید بگوییم که براى به سازى و کیفى کردن برنامه ها این شعار را فراموش نکنید که همیشه برنامه هایتان را روى کاغذ بیاورید ما حتّى در طبیعت مشق مى کنیم، زمین را خط کشى، دانه پاشى، نهر بندى (جوى و پشته) و سپس (کاشت، داشت، برداشت) محصول این پروسه است در ضمن مراقبت و سمپاشى نشان دهنده دقت و حذف یا تغییر و اصلاح است، زمان بهار زندگى است و برنامه بذر فرصت هاست، لذا هر کسى در بهار به موقع نکارد، در پاییز درو نخواهد کرد.
در نتیجه هر چه وقت خود را بهتر سازماندهى کنیم (برنامه ریزى) بهتر مى توانیم از آن، جهت دستیابى به اهداف شخصى و شغلى و حرفه اى ستفاده کنیم.
باز تأکید مى کنیم «برنامه ریزى یعنى نجات دادن و ذخیره سازى وقت است».
———————–
پى نوشت:
1. نادرقلى قورچیان، برنامه ریزى آموزشى و درسى، مقطع دکترى (d – ph) (1379).
2. همان، (1379).
3. کیت احپسون، دامین گال، نظارت و راهنمایى کلینیى، ترجمه دکتر محمدرضا بهرنگى (1372).
4. جان بروح وگرى گر او نیتزکى (M.I.S)مدیریت سیتم هاى اطلاعات ترجمه منوچهر غیبى، تهران: انتشارات مرکز مدیریت دولتى (1372).
. متغیر مزاحم در تحقیق ناشناخته است ولى بمحض شناخته شدن باید کنترل و تحدید (محدود) گردد.
.6.Chanye .Reform. . لوئیزهى – افکار خلاق درون، دکتر اباذر حبیبى نیا، تهران، نشر مهرداد (1372)، ص 122.
.Centeralization. 10. راجیو، ستى، مدیریت برتر زمان، تهران، نسل نواندیش (1377)، ص 106.
11. لوتارجى سى ورت، مدیریت زمان، توکلى نیا، نشر عصر ظهور، (1378).