مایکروسافت سرویس مدیریت وظایف را با ساختاری جدیدی در تیمز معرفی می‌کند

مایکروسافت از سال‌ها پیش خدمات مدیریت وظایف را در سیستم‌های گوناگون و متفاوت عرضه کرده است. سرویس‌هایی همچون Outlook, OneNote, Project, SharePoint و Azure DevOps، همیشه بخش ذخیره‌ی وظایف جداگانه داشته‌اند و هیچ‌گاه ابزاری برای مشاهده‌ی همه‌ی وظایف در یک پلتفرم واحد وجود نداشت. حتی زمانی‌که ردموندی‌ها ابزارهای مدیریت وظیفه‌ی جدید را معرفی کردند (Planner برای تیمز و To Do برای وظایف منفرد جداگانه)، باز هم اتصال فهرست وظایف از اپلیکیشن‌های گوناگون، دشواری‌های زیادی به‌همراه داشت.

برنامه‌های جدید مایکروسافت برای یکپارچه کردن خدمات مدیریت وظایف شامل ادغام سرویس‌های Planner و To Do در تیمز می‌شود که با اپلیکیشن جدیدی به‌نام Tasks انجام خواهد شد. این اپلیکیشن سال گذشته در Ignite رونمایی شد و اکنون برای عرضه‌ی عمومی نهایی آماده می‌شود. با استفاده از اپلیکیشن جدید، کاربران یک مکان واحد دارند تا وظایف از منابع گوناگون را یک‌جا مشاهده کنند. این اپلیکیشن به کاربران عادی و مشتریان سازمانی امکان می‌دهد تا به فهرست وظایف و قابلیت‌های دیگر اپلیکیشن Planner هم دسترسی داشته باشند. عرضه‌ی اپلیکیشن واحد، یک پیشرفت قابل‌توجه در مسیر یکپارچه کردن وظایف در اپلیکیشن‌ها و ابزارهای گوناگون مایکروسافت به شمار می‌آید.

ردموندی‌ها تصیم دارند تا نام سرویسی که وظایف را در یک پلتفرم نمایش می‌دهد، به‌مرور تغییر دهند. این رویکرد با هدف کمک به کاربران انجام می‌شود تا به‌صورت تدریجی با گزینه‌ی جدید آشنا شوند و به‌مرور از ابزارهای To Do و Planner مهاجرت کنند. به‌علاوه، کاربران مطمئن می‌شوند که اپلیکیشن‌های قبلی به حیات خود ادامه می‌دهند. در سرویس جدید، اگرچه وظایف به‌صورت یکپارچه نمایش داده می‌شوند، اما بسته به سرویس اصلی که برای تدوین آن‌ها استفاده شده است، قابلیت‌های متنوعی خواهند داشت.

اپلیکیشن Tasks در مایکروسافت تیمز

کاربران تیمز درحال‌حاضر به اپلیکیشن Planner دسترسی دارند. این اپلیکیشن قبلا در نمایی تخته‌ای، وظایف ایجادشده در اپلیکیشن Planner را درکنار وظایفی نشان می داد که در تیمز به‌نام هر نفر الصاق می‌شوند. این نمایش در فید Activity نشان داده می‌شد. به‌علاوه، نماهای تقویم نیز دراختیار کاربر بود و امکان اضافه کردن برنامه‌ریزی‌ها به‌صورت تب به کانال‌های مخصوص در تیمز وجود داشت. اپلیکیشن جدید Tasksبه‌نوعی یک به‌روزرسانی برای Planner محسوب می‌شود که قابلیت‌های جدید و درنهایت یک نام جدید را برای آن به‌همراه خواهد داشت. درنتیجه اگر اکنون از Planner استفاده می‌کنید، تا ماه‌‌های آینده به‌روزرسانی و ابزارهای جدید را دریافت خواهید کرد. البته فعلا در اپلیکیشن دسکتاپ تیمز، همان نام Planner را مشاهده خواهید کرد.

اپلیکیشن Tasks پس از نسخه‌ی دسکتاپ به نسخه‌ی موبایل تیمز هم اضافه خواهد شد. تغییر نام‌هایی که در نسخه‌های دسکتاپ صورت می‌گیرد، در نسخه‌ی موبایل وجود ندارد و اپلیکیشن از همان ابتدا به‌نام Tasks عرضه خواهد شد. کاربر نیازی به نصب اپلیکیشن مجزا ندارد و اگر در نسخه‌ی دسکتاپ تیمز، آن را نصب کرده باشد، به‌ترتیب در نسخه‌ی وب و موبایل هم مشاهده خواهد کرد.

تب‌های Planner که اکنون در داخل کانال‌های تیمز دیده می‌شوند، پس از عرضه‌ی اپلیکیشن جدید نیز با همان ظواهر نمودار و تقویم و تخته‌ای دیده خواهند شد. در به‌روزرسانی جدید، یک فهرست از وظایف هم در همان تب‌ها دیده می‌شود که امکان مشاهده، تغییر و اضافه کردن وظایف را به کاربر می‌دهد. به‌خاطر ماهیت فهرستی وظایف، امکانات فیلتر کردن یا ویرایش گروهی یا تغییر زمان اجرا و موارد دیگر نیز فراهم خواهد شد. تب‌ها در کانال‌ها، تنها وظایف تیمی را نمایش می‌دهند و برای دیدن وظایف شخصی باید از همان اپلیکیشن Tasks استفاده کنید که همه‌ی موارد را به‌صورت یک‌جا نمایش می‌دهد.

برای مشاهده‌ی وظایف اپلیکیشن To Do در اپلیکیشن جدید Tasks، باید از یک حساب کاربری مشترک در To Do و تیمز استفاده کنید. اگر حساب مشترکی دارید، اما ترجیح می‌دهید که وظایف To Do در تیمز دیده نشوند، باید مجوز Exchange Online و دسترسی به ایمیل را در اپلیکیشن‌ها لغو کنید.

نمایش مشترک با خصوصیات متفاوت

اگرچه وظایف Planner و To Do در اپلیکیشن جدید درکنار هم دیده می‌شوند، اما به‌خاطر قابلیت‌های متنوع اپلیکیشن‌های اصلی، در سرویس جدید کاملا شبیه به هم نیستند. در اپلیکیشن To Do می‌توان با ستاره‌دار کردن وظایف، اولویت آن‌ها را بالا برد و تنها با انتخاب هرکدام، وضعیت وظیفه را به انجام‌شده تغییر داد. در Planner ساختاری حرفه‌ای‌تری وجود دارد و می‌توان هر وظیفه را با چهار صفت، اولویت‌بندی کرد. همچنین وضعیت وظیفه نیز سه حالت شروع نشده، در جریان و اتمام‌یافته دارد. درنهایت در اپلیکیشن جدید هم بسته به سرویس هدف، می‌توانید قابلیت‌های گوناگون را در شرح وضعیت هر وظیفه به‌کار بگیرید.

با وجود تلاش مایکروسافت در یکپارچه کردن وظایف، در اپلیکیشن Tasks هم وظایف هر سرویس با دسته‌بندی مخصوص خودش نمایش داده می‌شود. فهرستی موسوم به Tasks با برچسب To Do نمایش داده می‌شود و شامل وظایف اپلیکیشن To Do و Outlook خواهد بود. وظایف Planner نیز طبق برنامه (plan) مخصوص خود در زیرمجموعه‌ی Shared Tasks دیده می‌شوند که با برچسبی، منشأ آن‌ها یعنی اپلیکیشن Planner مشخص می‌شود. درنهایت هریک از وظایف هم با برچسب‌هایی مخصوص، اولویت‌بندی می‌شوند.

اعلان‌ها در اپلیکیشن Tasks در داخل تیمز از اعلان‌های Planner و To Do مجزا می‌شوند. درنتیجه برای هر وظیفه با ضرب‌الاجل مخصوص می‌توان اعلان‌های اپلیکیشن‌ها را فعال یا غیرفعال کرد تا چند اعلان برای یک وظیفه دریافت نشود.

برای اظافه کردن وظیفه به کاربران دیگر و اعضای گروه، ابزارهای متعددی دراختیار تیم‌ها و توسعه‌دهنده‌ها قرار می‌گیرد. از میان آن‌ها می‌توان به منشن کردن با علامت @ در نظرات یک سند آفیس یا استفاده از رابط Graph API و Power Automate اشاره کرد.

اضافه شدن Tasks به تیمز، امکانات Planner را هم دراختیار کاربران بیشتری قرار می‌دهد و آن‌ها لزوما نیازی به داشتن اشتراک این اپلیکیشن نخواهند داشت. البته با اپلیکیشن جدید به همه‌ی قابلیت‌های Planner دسترسی نخواهید داشت و تنها مشترکان نسخه‌های تجاری و آموزشی آفیس ۳۶۵ از آن بهره می‌برند. به‌هرحال ردموندی‌ها تصمیم دارند تا با اپلیکیشن یکپارچه‌‌ی جدید، تجربه‌ای تقریبا مشابه را حداقل در بخش وظایف به همه‌ی کاربران ارائه کنند.

قابلیت‌های جدید Tasks در تیمز اگرچه به همه‌ی کارمندان امکان اضافه کردن وظیفه را می‌دهد، اما به‌صورت اختصاصی متمرکز بر اضافه کردن وظیفه ازسوی مدیران توسعه یافته است. مدیران با استفاده از قابلیت‌های متعدد سرویس جدید می‌توانند وظایف مشخص را به تعداد زیادی از کارمندان ارسال کنند و افراد هدف، وظایف را در محیطی ساده با اولویت‌های مصوب مشاهده خواهند کرد.

درنهایت نمایش وظایف متعدد از اپلیکیشن‌های گوناگون در یک سرویس واحد ازسوی مایکروسافت، قدمی مثبت در مسیر یکپارچه کردن وظایف محسوب می‌شود. این رویکرد، در ادامه‌ی تلاش‌های مایکروسافت قرار دارد تا آفیس ۳۶۵ را به‌عنوان ابزاری جامع با المان‌های متعدد متصل به هم به انواع مشتریان عرضه کند.