یکی از بزرگ‌ترین معضلاتی که در میان کاربران ایرانی مشاهده می‌شود عدم رعایت آداب صحیح ایمیل زدن است. می‌‌توان به جرأت گفت از هر 10 ایمیلی که ارسال می‌شود 8 تای آنها عنوان salam را دارند که این موضوع واقعاً جای تأمل دارد. در این ترفند قصد داریم آداب صحیح ارسال ایمیل برای اطرافیان خود را به شکل مفصل برای شما توضیح دهیم. با رعایت این موارد در اصل شخصیت خودتان را نیز از پشت میز کامپیوتر برای طرف مقابل به نمایش گذاشته‌اید.

عنوانی مناسب و مشخص انتخاب کنید
هرگز هیچ ایمیلی را بدون عنوان ارسال نکنید. یک عنوان واضح و ماهرانه باعث می‌شود گیرنده به سرعت تشخیص دهد که ایمیل مربوطه با کار آن‌ها در ارتباط است یا خیر. این مسئله به آنها کمک می کند تا بدون خواندن کل پیام موجود در ایمیل، از روی عنوان بتوانند برنامه ها و وظایف روزانه ی خود را اولویت‌بندی کنند.
عنوان ایمیل باید خاص باشد و بتواند موضوع ایمیل را به طور خلاصه بیان کند. برای مثال، ایمیلی که برای استخدام تعدادی کارگر برای کار در مؤسسه خیریه محلی زده می‌شود باید عنوانی این چنینی داشته باشد: «موسسه خیریه: داوطلبان علاقه‌مند جواب دهند»،
نه چیزی مثل «به تعدادی داوطلب نیازمندیم».
اگر به پیامی با عنوانی ناواضح و نامشخص پاسخ می‌دهید، توضیح خود را نیز در آخر عنوان اضافه کنید. این مسئله باعث می‌شود که گیرنده ایمیل را به عنوان پاسخی به ایمیل خود بشناسد، و موضوع را برای گیرنده‌های دیگر که ممکن است (ترفندستان) به لیست گیرند‌ه‌های ایمیل اضافه شوند حل خواهد کرد. عادت کنید تا به همه ی کسانی که ایمیل‌های بدون عنوان به شما می‌فرستند، پاسخی داده و این نکته را به آنها گوش‌زد کنید که برای دفعات بعدی برای ایمیل‌های خود عنوانی بگنجانند.

نکات اصلی
عنوانی برای ایمیل خود انتخاب کنید، که موضوع پیغام را به طور خلاصه بیان کند.
دیگران را ترغیب کنید تا آنها نیز عنوان‌هایی مناسب برای ایمیل‌های خود انتخاب کنند تا در آینده از اتلاف وقت هر دو طرف شما جلوگیری شود.
از ارسال بی‌رویه‌ی ایمیل به افراد زیاد خودداری کنید.
برخی افراد دوست دارند تا از همه‌ی پیشرفت‌ها باخبر باشند. متأسفانه، این مسئله به آنها این بهانه را می‌دهد که هرچه را که به دست یا مغزشان می‌رسد به سایرین بفرستند.
سعی کنید خود همه چیز را نخوانید و مسئولیت بررسی اطلاعات جدید را به سایرین واگذار کنید. در مواردی که ایمیلی که قصد دارید آن را به همه ارسال کنید، مربوط به کارتان باشد، در انتخاب عنوانی استاندارد و مناسب بسیار دقت کنید.

نکات اصلی
از ارسال بیش از حد یک ایمیل به افراد مختلف اجتناب کنید.
عنوانی درخور و مناسب برای این‌گونه ایمیل ها درنظر بگیرید.
پیام‌ها را به دسته‌های معین و متعارف تقسیم کنید.
بسیاری از ما ایمیل‌هایی مرتب و روتین دریافت می‌کنیم، که به کار ما و یا به علایق ما مربوط است، اما آن‌قدر مهم نیستند که فوراً به آن‌ها رسیدگی کنیم. این ایمیل‌ها معمولاًً حاوی اخبار یا اطلاعاتی است که دوست دارید از آن‌ها باخبر باشیم اما نمی‌خواهیم درون صندوق پستی (Inbox) را پر کند.
آن افرادی که تعداد زیادی از این پیام‌ها دریافت می‌کنند، می‌توانند فیلترهایی بسازند که این ایمیل‌ها را برحسب ویژگی‌هایشان به طور اتوماتیک دسته‌بندی کند. اکثر برنامه‌های ایمیل به کاربران این امکان را می‌دهد تا بتوانند از میان این دسته‌ها جستجو کنند و پیام مورد نظر خود را پیدا کنند.
برای استفاده‌ی بهینه از زمان و مکان، بهتر است که فیلترهایی طرح‌ریزی کنید که با جستجوی کلمات اصلی در موضوع و عنوان این ایمیل‌ها، ایمیل مربوطه یافت شود.

نکات اصلی
فیلتر کردن به شما امکان می‌دهد تا صندوق پستی خود را از هرج و مرج و بی‌نظمی نجات دهید.
مرتباً ایمیل خود را چک کنید.
برخی افراد برای متمرکز شدن نیاز به زمان دارند یا این که در انجام کارهای‌شان کارآمد نخواهند بود. اگر هر ۲۰ ثانیه یک‌بار بخواهید ایمیل‌تان را چک کنید، خواهید دید که همه روز خود را به این کار اختصاص داده‌اید و وقت‌تان به کلی هدر شده است.
برای بررسی ایمیل خود و چک کردن پیغام‌های جدید، باید فواصل مشخص تنظیم کنید. وقتی برای چک کردن آنها وقت می‌گذارید، سعی کنید تا آنجا که می‌توانید همان موقع به آن‌ها پاسخ دهید.
اگر پاسخ‌گویی به پیام‌ها را به تعویق بیندازید، بسیاری از این پیام‌ها به طور کلی به فراموشی سپرده می‌شوند و وقت برای پاسخ‌گویی به هم‌ی آن‌ها نخواهید داشت. پس نگذارید ایمیل‌های جدید آن‌قدر روی هم تلنبار شوند تا یکسری از آن‌ها به کلی مدفون شوند. از این‌ها گذشته، این دنیا، دنیای سرعت است، پس نباید وقت را هدر دهید.

نکات اصلی
با چک کردن مرتب ایمیل‌ها، از درهم و برهم شدن آن‌ها جلوگیری کنید.
تا آنجا که می‌توانید زودتر به ایمیل‌های دریافتی پاسخ دهید.
برای پیام‌های رسمی از بولِت (Bullet) استفاده کنید.
برای نوشتن پیام به همکاران اداری خود، بهتر است تا مطالب را به صورت نکات مجزا درآورده و آنها را به صورت نکات بولِت‌دار بنویسید. با این کار خواننده سریع‌تر می‌تواند ایمیل را خوانده و پی به مطالب آن ببرد. اگر ایمیل بین همکاران داخلی نوشته می‌شود که به خوبی یکدیگر را می‌شناسند، نیازی به نوشتن ایمیل‌ها به این حالت رسمی خارجی نیست.
ایمیل‌های خارجی به مشتریان و ارباب رجوع‌ها باید مثل نامه‌ها و فکس‌های رسمی به مشتریان تلقی شود. پس این‌گونه ایمیل‌ها را طوری بنویسید گویی که قصد چاپ کردن آن را دارید، مگر این که با آن مشتری رابطه‌ای دوستانه و صمیمی داشته باشید.

نکات اصلی
ایمیل به همکاران را به صورت نکات بولِت‌دار بنویسید.
ایمیل‌های خارجی را به صورت فرم‌نامه‌ها و فکس‌های رسمی و حرفه‌ای بنویسید.
از همه‌ی نشانه‌ها و ابزارهای لازم در نوشتن ایمیل استفاده کنید.
وقتی ایمیلی می‌نویسید که نیاز به توجه فوری دارد، می‌توانید از نشانه‌هایی استفاده کنید که این پیام را به گیرنده برساند، این نشانه‌ها فقط به همین جهت طراحی شده‌اند.
با استفاده از این نشانه ها و علائم قادر خواهید بود که توجه گیرنده را به خوبی جلب کنید و به هدف خود برسید.
هم‌چنین می‌توانید این موضوع را به صورت کوتاه در عنوان ایمیل ذکر کنید، تا باز توانسته باشید توجه گیرنده را به طریقی به پیام خود جلب کنید.

 نکات اصلی
برای نوشتن ایمیل‌های خود، در صورت لزوم از نشانه‌ها و علائم نوشتاری استفاده کنید.
الصاقات (Attachments) حجیم را از هم جدا کنید.
آیا تا به حال به فایلی برخورد داشته‌اید که الصاق کردن آن به ایمیل دشوار بوده باشد؟ برای سهولت کار می‌توانید این فایل‌ها را کم‌حجم‌تر کنید تا بارکردن آن در ایمیل وقت کمتری ببرد. حتماً در متن پیام درمورد این الصاقات برای گیرنده توضیح دهید. با ارائه‌ی اطلاعات کافی درمورد آن‌ها به گیرنده این امکان را می‌دهید تا تشخیص دهد فایل مورد نظر ارزش باز کردن را دارد یا خیر.
هم‌چنین برای پایین آوردن سایز فایل‌های حجیم، می‌توانید آن‌ها را zip یا فشرده کنید تا برای بارکردن آنها وقت‌تان هدر نرود. اما به گیرنده یادآور شوید تا آنها را unzip کند.

ایمیل‌هایی کارآمد و موثر
این روزها ایمیل زدن یکی از پرطرفدارترین و رایج ترین ابزار برقراری ارتباط گردیده است. اگر به درستی انجام شود، می‌تواند هم در وقت و هم در پول شما صرفه‌جویی کند. اما اگر نادرست استفاده شود، بر هزینه‌های شما اضافه هم می‌کند. پس با به کارگیری نکاتی که در این متن آورده شد، راه و روش ایمیل زدن به طریق صحیح را یاد گرفته و تمرین کنید تا کارکردتان در محل کار افزایش یابد.