معمولاًً Microsoft Office‌ به خاطر برنامه‌های کاربردی اصلی آن یعنی Outlook،Excel،Word،PowerPoint و Access مورد استفاده قرار می‌گیرد اما اگر از 2003 Office ‌استفاده می‌کنید، صرف‌نظر از نسخه انتشاری، ابزارهای مفید دیگری را می‌توانید از منوی Start ویندوز و در مسیر Microsoft Office Tools‌‌‌‌ >‌‌ Microsoft Office ‌بیابید.

اگر به هنگام نصب از تنظیمات پیش‌فرض Office ‌استفاده کنید، تمامی ‌8 یا 9 ابزار آن در منوی مذکور ظاهر خواهند شد. توجه داشته باشید که ابزار Microsoft Office Access Snapshot Viewer‌ فقط در نسخه‌هایی نصب می‌شود که شامل Access‌ باشند. برخی از گزینه‌های موجود در این منو به برنامه‌هایی اشاره می‌کنند که روی هارددیسک قرار دارند و بقیه اقلام منو قبل ازاین که برنامه مربوطه برای اولین بار اجرا شود، آن را نصب می‌کنند (بنابراین CD نصب Office را در دسترس قرار دهید یا از محل قرارگیری فایل‌های مربوطه روی شبکه آگاهی داشته باشید) در این مقاله هر کدام از این ابزارها را به طور مختصر معرفی می‌کنیم. ‌

ابزار Microsoft Office Picture Manager

این برنامه با وجود امکانات ویرایشی کمتر نسبت به برنامه Photo Editor‌ که با نسخه‌های قبلی Office‌ عرضه می‌شد، به خوبی جای‌گزین آن شده است. همان‌طور که از نام آن نیز پیداست، Picture Manager‌ بیش‌تر برای مدیریت عکس‌ها و تصاویر کاربرد دارد تا ویرایش آن‌ها. در حقیقت این ابزار مشابه برخی از برنامه‌های مدیریت آلبوم است که همراه اسکنرها و دوربین‌ها عرضه می‌شود و از قابلیت‌های همسانی نیز برخوردار است. هم‌چنین قابلیت‌های بیش‌تری نسبت به امکانات ساده برنامه‌هایی چون Fax Viewer‌ Windows Picture and دارد. این برنامه نه تنها ابزار مناسبی برای مدیریت و مشاهده تصاویر است، بلکه امکان ویرایش ساده تصاویر برای قالب‌های TIFF،PNG،JPEG،GIF،EMF‌،BMP و WMF ‌را فراهم می‌کند. به علاوه از این نرم‌افزار می‌توانید جهت فشرده سازی فایل‌ها در اکثر قالب‌های ذکر شده و تبدیل تصاویر از یک قالب به قالب دیگر استفاده کنید.
Picture Manager ‌ظاهری شبیه به Windows Explorer‌ دارد که ‌آن را در نمای Thumbnails(منوی View‌، گزینه Thumbnails) تنظیم کرده باشید،‌اما دارای امکانات بیش‌تری است. پنجره سمت چپ Picture Manager ‌بر خلاف Explorer،‌ ‌نمودار سلسله مراتبی از پوشه‌های موجود در هارددیسک را نمایش نمی‌دهد، بلکه به جای آن حاوی میان‌برهای مربوطه به پوشه‌های خاص است. اگر تصاویر مورد نظر شما در پوشه‌های مختلفی پراکنده شده‌اند، می‌توانید با اضافه کردن یک میان‌بر برای هر پوشه، مستقیماً به آن‌ها دسترسی داشته باشید.
اگر می‌خواهید در تمام قسمت‌های یک درایو پیمایش کنید، می‌توانید یک میان‌بر از پوشه‌ای که دارای زیر پوشه است، تهیه کرده و میان‌بر مورد نظر را انتخاب کنید و به زیر شاخه‌های آن وارد شوید. به عنوان مثال اگر یک میان‌بر برای درایو C ‌ایجاد کنید، می‌توانید به تمام قسمت‌های درایو C‌ دسترسی داشته باشید. ‌برای اضافه کردن یک میان‌بر ‌از منوی File، گزینه Add Picture Shortcut ‌را انتخاب کنید. در پنجره باز شده پوشه مورد نظر جهت تخصیص میان‌بر را انتخاب کرده (ترفندستان) و روی دکمه Add‌ کلیک کنید. برای این که میان‌برها به صورت خودکار اضافه شوند، از منوی File گزینه Locate Pictures ‌را انتخاب و در پنجره سمت راست، از منوی کشویی look in‌ درایو مورد نظر را انتخاب کرده و روی دکمه OK‌ کلیک کنید. اگر در این منو، ‌گزینه Local Drives‌ را انتخاب کنید،‌Picture Manager ‌برای همه پوشه‌های موجود در هارددیسک که حاوی فایل‌هایی در قالب‌های موردنظر باشند، میان‌بر ‌تهیه می‌کند. برای حذف یک میان‌بر، روی آن کلیک راست کنید (یا پس از انتخاب آن، کلیدهای Shift+F10 ‌را بفشارید) و گزینه Remove Shortcut‌ را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که روی گزینه Delete کلیک نکنید،‌ چرا که اصل پوشه و محتویات آن را از روی هارددیسک پاک می‌کند.
از دیگر امکانات Picture Manager ‌قابلیت تبدیل فایل‌ها از یک قالب به قالب‌های دیگر است؛ برای این منظوربعد از انتخاب فایل یا فایل‌های مورد نظر، در منوی File ‌روی گزینه Export‌ کلیک کنید. سپس از فهرست کشویی Export With This File Format، ‌قالب نهایی را که یکی از موارد PNG،‌JPG، GIF،‌BMP ‌یا TIF است، مشخص کنید.
شما هم‌چنین می‌توانید از ابزارهای ویرایشی Picture Manager ‌که در منوی Picture‌ قرار دارند، استفاده کنید. این ابزارها امکاناتی نظیر حذف قرمزی چشم، تنظیم روشنایی و کنتراست، چرخاندن تصویر، ‌تغییر اندازه و فشرده‌سازی را فراهم می‌کنند. اگر از تغییراتی که در تصویر خود ایجاد کرده‌اید، راضی نبودید، با استفاده از گزینه Undo‌ در منوی Edit‌ می‌توانید به مرحله قبل از تغییرات بازگردید. مهم‌تر آنکه تا زمانی که تغییرات خود را به‌وسیله گزینه Save ‌از منوی File ‌ذخیره نکرده‌ باشید، این تغییرات ثابت و پایدار نمی‌شوند. به هنگام بستن Picture Manager‌، اگر فایل ویرایش شده را ذخیره نکرده باشید، برنامه از شما درباره ذخیره آن سوال خواهد کرد. ‌

‌ابزارهای Microsoft Office Document Scanning‌ و Microsoft Office Document Imaging‌

این دو ابزار با هم کار می‌کنند؛ بدین ترتیب که وقتی یک صفحه توسط Document Scanning ضبط می‌شود، جهت نمایش و ویرایش به ابزار Document Imaging‌ ارسال می‌شود و در مقابل Document Imaging‌ برای انجام فرآیند اسکن، ‌از Document Scanning‌ استفاده می‌کند. این دو ابزار از آن جهت حائز اهمیت هستند که در ترکیب با ویندوز XP، برخی قابلیت‌ها جهت مدیریت اسناد را در اختیار می‌گذارند.
هنگامی ‌که Document Scanning‌ را باز می‌کنید، درباره اسکنر مورد استفاده از شما سوال خواهد کرد.اگر این پرسش انجام نشد و شما در سیستم خود بیش‌تر از یک اسکنر نصب کرده‌اید، روی دکمه Scanner ‌کلیک کنید و از فهرست موجود، اسکنر دلخواه را انتخاب کنید. در این پنجره دو کادر علامتی ‌نیز مشاهده می‌کنید. برای این که قبل از هر بار اسکن بتوانید تنظیمات را بررسی کنید یا آن‌ها را تغییر دهید، گزینه Show Scanner Driver Dialog Before Scanning ‌را فعال کنید. ‌از طریق ویژگی Preset برنامه می‌توانید بسیاری از تنظیمات را کنترل کنید. برای مشاهده این تنظیمات، روی هر کدام کلیک کرده و دکمه Preset Options‌ را بفشارید. در پنجره باز شده روی Edit Selected Preset‌ کلیک کنید. (با استفاده از گزینه Create New Presets ‌می‌توانید نوع جدیدی از تنظیمات را ایجاد کنید.) برای مشاهده تنظیمات یا تغییر آنها با زبانه‌های مختلف و همچنین گزینه‌های قابل دستیابی از طریق دکمه Advanced ‌کار کنید.
در این بین، دو گزینه اهمیت بیشتری دارند. زبانه General‌ را انتخاب کنید تا دکمه Create Shortcut در دسترس قرار گیرد. با کلیک روی این دکمه می‌توانید یک میانبر از Preset جاری در دسک‌تاپ خود بسازید. بدین ترتیب با دابل کلیک روی میانبر به‌سادگی عملیات اسکن طبق تنظیمات آن Preset انجام می‌شود. در زبانه Processing ‌گزینه OCR ‌را می‌بینید که می‌تواند متن را در یک سند اسکن شده تصویری، تشخیص دهد. ویژگی OCR ‌فایل اسکن شده را در Document Imaging قابل جست‌وجو کرده و آن را برای Indexing Service ویندوز XP جهت ارائه قابلیت‌های ابتدایی مدیریت سند، قابل خواندن می‌کند. بدین ترتیب (ترفندستان) می‌توانید در یک سند اسکن شده نیز با بهره‌گیری از ویژگی جست‌وجوی ویندوز به دنبال عبارت موردنظر بگردید.
همچنین می‌توانید با استفاده از منوی Tools و انتخاب گزینه Send Text to Word، یک سند را از Document Imaging به Word منتقل کنید (البته اگر در هنگام اسکن، متن تشخیص داده نشده است، ابتدا باید از منوی Tools، گزینه Recognize Text Using OCR را انتخاب کنید.)
یکی دیگر از امکانات مفید Document Imaging ‌آن است که می‌توانید در یک سند چند صفحه‌ای ترتیب صفحات را از طریق درگ کردن و رها کردن (drag&drop) تغییر دهید. همچنین می‌توانید صفحاتی را از یک پنجره Document Imaging‌ به پنجره‌ دیگر درگ کنید. برنامه Document Imaging ‌از دو نوع قالب فایلی پشتیبانی می‌کند: TIFF‌ و MDI برای به اشتراک گذاشتن فایل‌ها بهتر است از قالب TIFF‌ استفاده کنید. اما توجه داشته باشید که اگر فایلی را در قالب TIFF ‌ذخیره کنید، اطلاعات متنی آن در صورتی که با OCR تشخیص داده شده باشد، از بین خواهد رفت و بنابراین باید مجددا آن را تشخیص دهید. MDI‌ از این مزیت برخورداراست که فایل‌هایی با حجم کمتر تولید می‌کند. مثلا اگر فایلی در قالب TIFF ‌حجمی برابر 112‌ مگابایت اشغال کند، حجم این فایل در قالب MDI‌ به 333 کیلو بایت ‌کاهش می‌یابد.

ابزار Microsoft Clip Organizer‌

همان‌طور که از نام آن برمی‌آید، ابزاری است برای مدیریت و گردآوری کلیپ‌های هنری که برخی از آنها روی سیستم نصب می‌شوند و برخی دیگر توسط گزینه Clips Online‌ از منوی Tools قابل دریافت هستند.
گزینه Add Clips To Organizer‌ از منوی File‌ همانند مورد مشابه در برنامه Picture Organizer‌ امکان اضافه کردن کلیپ‌ها به‌صورت دستی یا خودکار را فراهم می‌کند. در اینجا نیز می‌توانید به آسانی با کاوش در منوها و بررسی هر یک از گزینه‌ها،‌ ‌کار با این برنامه را یاد بگیرید. به علاوه گزینه Search‌ از منوی View به شما امکان می‌دهد که با استفاده از یک کلمه کلیدی در یک مجموعه هنری و یا بین مجموعه‌های مختلف به جست‌وجو بپردازید. برای حذف یک کلمه کلیدی یا تغییر آن، روی کلیپ موردنظر کلیک راست کرده و از منوی باز شده Edit Keywords‌ را انتخاب کنید.

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard

این ویزارد ‌تنظیمات برنامه‌های Office‌ را ذخیره می‌کند. همچنین می‌توانید تنظیمات ذخیره شده قبلی را نیز بازنشانی کنید. هنگامی ‌که تنظیمات مورد نظر را در یک فایل ذخیره می‌کنید، تنها با انتقال این فایل به یک کامپیوتر دیگر می‌توانید در یک لحظه تمام این تنظیمات را در برنامه‌های 2003 Office آن سیستم ‌اعمال کنید. مثلا هنگام ارتقای کامپیوتر خود با بهره‌گیری از این ویژگی می‌توانید تنظیمات سیستم جدید را سفارشی کنید. ‌

ابزار Microsoft Office Application Recovery

این ابزار ‌اجرای برنامه‌‌های Office‌ را که دچار اشکال شده و اصطلاحا قفل کرده‌اند،‌ خاتمه می‌دهد. همچنین با استفاده از این برنامه می‌توانید کارهای خود را بازیابی کنید.

ابزار Language Settings 2003 Microsoft Office‌

این ابزار به شما امکان می‌دهد که گزینه‌های زبانی مورد استفاده در برنامه‌های Office ‌و همچنین زبان پیش‌فرض را با حذف یا اضافه کردن زبان مورد نظر در لیست Enabled تغییر دهید. به عنوان مثال اگر زبان Office ‌را از English U.S‌ به English U.K تغییر دهید، ویژگی Spell Checker، عبارت Colour ‌را به عنوان یک کلمه صحیح و لغت Color ‌را به عنوان کلمه اشتباه علامت گذاری می‌کند.

ابزار Snapshot Viewer Microsoft Office Access‌

این ابزار به شما امکان تهیه تصویر از گزارشات Access‌ را می‌دهد. البته Snapshot Viewer در نسخه‌های Office شامل Access موجود است. تهیه تصویر از گزارش ها زمانی مفید است که بخواهید این اطلاعات را با افرادی که Access ‌ندارند، به اشتراک بگذارید: برای این منظور باید یک کپی از Viewer‌ یا یک پیوند اینترنتی برای دریافت برنامه را همراه با تصاویر ارسال کنید.

ابزار Digital Certificate for VBA Projects

‌این ابزار به شما امکان می‌دهد که یک گواهینامه دیجیتالی تهیه کنید. بدون این گواهینامه سیستم امنیتی ماکروهای Office، ‌با ماکروهایی که ایجاد کرده‌اید، به عنوان ماکروهای غیر معتبر برخورد می‌کند و بسته به تنظیمات امنیتی Office‌، ممکن است با هر بار باز کردن فایل حاوی ماکرو از شما بپرسد آیا مایلید ماکروها را فعال کنید و یا به سادگی آنها را غیرفعال می‌کند. با استفاده از این ابزار می‌توانید ماکروهای خود را برای نرم‌افزار Office ‌معتبر کنید.
به هر حال شما با برخی از برنامه‌های مفید و اغلب فراموش‌شده‌ای که در منوی Microsoft Office Tools‌ قرار دارند، آشنا شدید؛ برنامه‌هایی که برای مدیریت عکس‌ها و دیگر فایل‌های تصویری، تنظیم یک سیستم مدیریت اسناد، ایجاد گواهینامه برای ماکروها و یا انتشار اطلاعات مربوط به Access ‌مفید هستند.

هنگام کار با این ابزارها، بیشتر به اهمیت و ارزش آن‌ها پی خواهید برد.