بدین منظور:
ابتدا فایل مورد نظر خود را در نرم‌افزارهای مجموعه‌ی آفیس باز کنید.

سپس از منوی File بر روی Save as کلیک کنید.

پس از انتخاب محل ذخیره‌ی فایل، در پنجره‌ی ذخیره فایل‌ و در کنار دکمه‌ی Save، بر روی Tools کلیک کرده و General Options را انتخاب کنید (لازم به ذکر است در نسخه‌‌های قدیمی آفیس برای دسترسی به این پنجره، بایستی از منوی Tools بر روی Options کلیک کنید و سپس به تب Security بروید).
در این پنجره دو فیلد را مشاهده می‌کنید. یکی قسمت Password to open و دیگری Password to modify میباشد.
کاربرد قسمت Password to open بدین شکل است (ترفندستان) که با وارد کردن پسورد در این بخش و ذخیره آن، با هر بار باز کردن فایل محافظت شده، از شما پسورد خواسته می‌شود و تا زمانی که پسورد را وارد نکنید امکان هیچ کاری را نخواهید داشت.
اما عملکرد بخش Password to modify بدین شکل است که پس از ذخیره پسورد در فایل، بعد از اجرا نمودن فایل گزینه ای به نام Read Only در اختیار کاربر قرار می‌گیرد که با استفاده از می‌توان تنها فایل را مشاهده کرد و در صورت تغییر به شکل جدا آن را ذخیره نمود. در نتیجه فایل هیچ تغییری نمی پذیرد.
دقت کنید پس از انتخاب پسورد و زدن دکمه OK نیاز به وارد کردن مجدد پسورد می‌باشد.
در صورتی هم که هر دو قسمت توسط شما پسورد گذاری شود، هنگام باز کردن فایل دوبار از شما پسورد خواسته می‌شود.
نیازی به انتخاب دو پسورد یکسان برای دو قسمت وجود ندارد.

لازم به ذکر است در انتخاب پسورد دقت کافی به خرج دهید، اگر دو پسورد می‌گذارید این دو پسورد را حتماً به خاطر بسپرید چرا که غیر قابل بازیابی نیست (مگر در موارد خاص توسط نرم‌افزارهای مخصوص).