برای این کار:
ابتدا نیاز است تا پیغام صوتی خود را ضبط کنید. بدین منظور می‌توانید از Recorder خود ویندوز استفاده کنید. از منوی Start وارد All Programs شده، سپس از شاخه Accessories و سپس Entertainment بر روی Sound Recorder کلیک کنید (در ویندوز 8 از صفحه Start عبارت Sound Recorder را جستجو کنید). اکنون از طریق میکروفون (ترفندستان) پیام خود را بخوانید و توسط برنامه ضبط و ذخیره‌سازی کنید. حجم فایل صوتی کم خواهد بود.
اکنون نرم‌افزار Outlook را اجرا کنید.
وارد صفحه مربوط به ارسال ایمیل شوید. اکنون از نوار بالا و منوی Insert روی قسمت File کلیک کنید. حالا فایل صوتی خود را انتخاب کنید و روی دکمه Insert کلیک کنید.
حال می‌توانید متن نامه را نیز وارد کرده و ایمیل را ارسال کنید.

اکنون پیام شما همراه فایل صوتی به شکل Voice Mail برای فرد مورد نظر ارسال می‌شود. در صورتی که خود فرد دریافت‌کننده نیز از برنامه Outlook و نظایر آن استفاده کند به محض مشاهده ایمیل می‌تواند پیغام صوتی را بشوند. در غیر این صورت پیغام صوتی به شکل یک فایل پیوست برای فرد مورد نظر قابل دریافت است.